É na secretaria escolar que ocorre a maior interação entre pais, alunos e professores. Se engana aquele que acha que o diretor sabe tudo.
É de grande importância que a secretaria seja um ambiente agradável e organizado pois lá é o hall de entrada da escola e dos seus negócios.
Atendimento Telefônico:
Quando pais querem informações eles ligam na escola e quem atende é o pessoal da secretaria, é importante para quem atende que saiba falar com clareza e com educação para não passar uma imagem ruim da instituição.
Atendimento Presencial:
Isso não muda quando os pais vão até a escola para se informar porque se interessa que sue filho estude na instituição, a atenção deve ser redobrada, a forma como fala, as dúvidas devem ser esclarecidas sem rodeio e com clareza, para passar aos pais segurança do que está sendo tratado e que não é uma informação que muda constantemente, principalmente quando se trata do financeiro saber valores e descontos e o funcionamento das parcelas é essencial para passar confiança aos futuros clientes.
Uma secretaria organizada é capitação de alunos garantida?
Sim, reflita: Você colocaria seu filho numa escola onde a secretaria é desorganizada, nunca o atendem bem e sempre que precisa de informação não sabem passar e quando pede algum documento demoram semanas e até meses para lhe entregar?
Pois é, com uma secretaria organizada uma imagem de eficiência e competência são passados e isso se reflete nos valores da escola, valores quais os pais procuram para seus filhos, conseguem compreender?
Além disso com um excelente atendimento, com tanta eficiência em tirar dúvidas, apresentar a escola, a missão, visão e valores que são trabalhados o que se espera são recomendações, sabemos que os pais se conhecem, mesmo que o filho do amigo estude em outra escola eles conversam sobre como é a instituição de ensino que os filhos estudam. Onde quero chegar?
Com recomendações tão boas além de garantir que aquela visita se torne seu cliente, seu cliente pode lhe trazer mais clientes, amigos, conhecidos, parentes…
Como manter a secretaria Organizada e Eficiente para Capitação de Alunos?
Seja Pontual. Ser pontual mostra organização e eficiência, além dos pais saberem que sempre terá alguém para atendê-los no primeiro horário da escola.
Esteja sempre pronto para responder a perguntas. Saber responder as perguntas é essencial para uma comunicação clara.
Treine sua Equipe da Secretaria Escolar. É na secretaria que são feitas matrículas e rematrículas, esse é o setor para tirar todas as dúvidas sobre a instituição de ensino, verifique se sua Equipe está apta para todo atendimento, ou, faça um treinamento para que nada seja esquecido como material usado para divulgação, tópicos de lugares da escola a serem apresentados durante as visitas seguindo sempre um cronograma para não ser esquecido nenhum detalhe, esse detalhe pode fazer a diferença!
Disponibilize Tecnologia Acessível para ajudar na Organização, Matrículas e Impressão de Documentos!
Tudo bem que você usa o Word e o Excel, mas lembre-se eles dependem da sua organização e você pode ter mais, pode ter o mundo da facilidade e da organização aos seus pés, no caso, nas suas mãos!
Hoje existe Plataformas Online Completas para Gestão Escolar Eficiente, com todo o processo de matrículas, agora os pais não precisam fazer filas para preencher papeis ou levá-los para casa e não voltar mais, garanta sua matricula com rapidez e segurança.
Documentos, relatórios e contratos diversos e personalizados. Chega de pais reclamando na secretaria que pediu um documento há semanas e inda não está pronto, tenha isso automatizado em segundos isso fará toda a diferença para garantir seu cliente e seu sucesso nos negócios educacionais.
Geração de mensalidades, boletos, carnês, controle e relatórios financeiros com informações precisas em segundos, tudo que o s pais dos alunos procuram, eficiência.
Espaço de Trabalho Limpo e Organizado.
Sua mesa é seu convite de aparências, não adianta fazer tudo certo e na hora de sentar para conversar a mesa está desorganizada, com papeis jogados para todo lado, e marca de café em documentos é por essa e outras que ter uma plataforma online para gestão escolar também ajuda, não precisará ficar trazendo mil papeis diferentes para serem preenchidos à caneta e rasurados perdendo tempo e dinheiro, tendo tudo online em seu computador todas informações e documentos ficam muito mais organizados e seguros.
Esperamos ter ajudado e quaisquer dúvidas entre em contato 🙂