Toda instituição de ensino desde o ensino básico ao ensino técnico, superior e suas extensões têm sua gestão divida em pelo menos três setores, o setor administrativo, o setor pedagógico e o setor financeiro.
Cada um desses setores necessita de uma gestão escolar não só organizada, mas também otimizada, facilitadora,informatizada. Para garantir alguns desses aspectos foram criados “sistemas de gestão escolar” e para garantir todos os aspectos e sempre inovar foram criadas “Plataforma de Gestão Escola Online”.
Porém independe do que a instituição escolher ela também deve analisar o suporte prestado pela empresa, e o que seria esse suporte?
Suporte:
O suporte é a comunicação, a interação entre a escola e a empresa contratada, o suporte é feito para ajudar os clientes com suas dúvidas, e esse suporte pode ser feito de uma única maneira ou de várias maneiras, ou, canais diferentes. E o que seria esses canais?
Os canais são os meios de suporte que está disponível para sua instituição de ensino entrar em contato com a empresa e receber respostas, esse canal pode ser via e-mail, telefone, abertura de ticket, guias de uso…e como funciona cada uma delas?
Canais:
E-mail: A instituição mandará um e-mail para a empresa no endereço que lhe foi passado e a empresa lhe retornará via e-mail com a resposta para a dúvida ser solucionada.
Telefone: A instituição de ensino entra em contato com a empresa via telefone e é atendida e tem sua dúvida solucionada em conversa com o(a) atendente.
Ticket: É parecido com o e-mail, porém é mais organizado e mantém um padrão de atendimento, ou seja, no ticket é mais seguro que sua mensagem seja vista e respondida pela equipe de suporte, além de ter uma organização maior somente referente a tickets e você conseguirá sempre verificar os tickets que você abriu, e suas respostas e a situação deles, dessa forma também é possível analisar melhor o trabalho da empresa junto a instituição de ensino.
Guias de Uso: Essa opção é muito legal porque você tem mais facilidade e a resposta em suas mãos sempre que precisar e pode rever sempre que quiser; o guia de uso serve como um manual de instruções, nele você encontra a resposta da sua dúvida de forma detalhada em passo a passo com escrita e imagens =)
Chat: Através do chat você pode conversar com a equipe no mesmo momento do envio da sua dúvida, é bem prático e para quem gosta de facilidade, agilidade.
Funcionalidade do suporte:
A funcionalidade deve ser analisada antes e depois da venda, isso porque apesar de ter todos esses canais de ajuda, a maioria das empresa só utiliza um canal, ou e-mail, ou, telefone, ou, ticket, ou, guia de uso.
O pior é, que muitos quando só entregam uma opção para comunicação costumam cobrar por ela, isso mesmo, eles cobram para dar ajuda, então fique atento!
Outra coisa que pode ocorrer além da cobrança é eles não te atenderem, e como? Exatamente por só ter um canal de comunicação, como exemplo só atendem por telefone, essa linha irá ficar sobrecarregada e será difícil você conseguir falar com alguém.
Também pode ocorrer da empresa te atender sempre nos primeiros dias e depois ir largando de lado, ou também demorar muito para responder seu ticket, demorar que eu digo é ficar esperando uma resposta no ticket mais de um dia 24 horas, isso é um mal sinal.
Dicas para saber sobre o suporte viável:
1- Atende por Telefone e por Ticket: Caso o suporte tenha mais de um meio de comunicação isso já mostra mais facilidade de retorno e atendimento.
2- Guia de Uso: Se tiver o atendimento por telefone, ticket e ainda tiver um guia de uso esse é 100% atendimento ao cliente, afinal o cliente tem várias opções diferentes para ter ajuda e com o guia ele nem precisa esperar resposta do suporte ou ter o trabalho de ligar na empresa, nos guias encontrará todas as respostas =)
3- Chat:Através do chat você pode conversar com a equipe no mesmo momento do envio da sua dúvida, é bem prático e para quem gosta de facilidade, agilidade. O que facilita o atendimento e a comunicação entre o cliente e a empresa =)
3- Sem Cobrança: A empresa não cobra da instituição o suporte aberto, reconhece que precisa atender bem seus clientes e ajudá-los com suas dúvidas.
4- Atendimento rápido: Nesse eu me refiro a um ticket ser respondido em menos de 24 horas, ou ter sua ligação atendida, normalmente os tickets são respondidos assim que abertos, e no caso de rápido a resposta vir dentre o dia da abertura do ticket, ressalvando os dias em que o suporte não funciona como ex: final de semana, ou seja, o ticket só será respondido no próximo dia útil, por isso os guias são uma excelente alternativa.
Obs. Não julgue um atendimento como ruim quando você ligar e acontecer de não ser atendido, a linha normalmente deve estar ocupada com outra ligação e normalmente ocorre em certo período do dia como exemplo: segunda-feira de manhã, a pessoa não quis usar o guia de uso e não quis abrir ticket e esperar a resposta e várias pessoas fizeram o mesmo, e decidiram ligar na segunda de manhã. Percebe?
O atendimento só se torna ruim quando isso ocorre em todos os dias e horários que ligou e está a mais de uma semana sem contato com ninguém, fora isso tente ligar outro horário, ou, abrir um ticket, visualizar um guia de uso. Resumindo, um bom suporte para a instituição de ensino é aquele que têm canais de suporte diferentes para que você possa ser atendido da melhor maneira possível e da qual achar melhor ao seu perfil.
Espero ter ajudado e quaisquer dúvidas entre em contato! =)